Pembaharuan Akta Kelahiran –> Kutipan Akta Kelahiran-II versi Dwibahasa @ Jakarta dan Serang

Assalamu’alaykum.
Halooo. Kali ini saya mau coba berbagi tentang pengalaman saya waktu memproses pembaharuan (penerbitan ulang) akta kelahiran saya yang versi lama itu (yang kuning-kuning, yang masih full bahasa indonesia), ke versi baru yang sudah bilingual. Buat apa? Buat keperluan surat izin tinggal di Belanda. Jadi, FYI, berdasarkan info turunan dari senior-senior di universitas yang in syaa Allah akan saya datangi, untuk izin tinggal di Wageningen, nanti akan diminta legalisasi akta kelahiran dwibahasa. Akta tersebut harus dilegalisasi dulu di 1) Kementerian Hukum dan HAM, 2) Kementrian Luar Negeri, dan terakhir 3) Kedubes Belanda *harus berurutan. Nah, kabarnya akta dwibahasa yang dapat dilegalisir adalah akta kelahiran yang diterbitkan ulang dalam 5 tahun terakhir. Makanya, terutama untuk yang aktanya masih akta lama, kudu nerbitin ulang.

Tapiii… berdasarkan pengalaman kakak-kakak senior, kamu-kamu yang kesulitan menerbitkan ulang, entah karena ke-keukeuh-an kantor disduk domisili kamu atau karena hal lainnya, bisa menggunakan jasa sworn translator atau penerjemah tersumpah, dengan menyertai SK Gubernur si penerjemah tersebut. Bedanya, kalau menggunakan penerjemah tersumpah ini biayanya sekitar ratusan ribu. Kalau ke disduk, gratis. Silakan diambil pilihan yang paling memudahkan bagi kondisi masing-masing kita saja 🙂 karena memang gak semuanya bisa nerbitin ulang via kantor disduk.

Saya pribadi lebih memilih di kantor disdukcapil, karena 1) gratis (wkwk),  2) alhamdulillah di disdukcapil tempat saya masih mau dan bisa nerbitin ulang, 3) pengen aja ngerasain sendiri susah payah proses ini agar punya kenangan dan cerita yang bisa dibagi (*azek, apa dah), 4) dan… mikirnya sih ke depannya kalau ada urusan lain yang membutuhkan akta kelahiran, dan harus berbahasa inggris, sepertinya dengan adanya Kutipan Akta ke-2 yang udah dwibahasa ini akan lebih mudah. Gak perlu bolak balik ke penerjemah lagi (semisal saya hanya punya jumlah terbatas dengan hasil terjemahannya).

Sebagai informasi awal, akta kelahiran pada umumnya dapat diterbitkan kembali (sebagai kutipan akta kelahiran kedua) jika 1) hilang, 2) ada data yang harus direvisi (ada perubahan), 3) keperluan lain (seperti untuk keperluan visa dan izin tinggal seperti ini; tapi gak semua kantor disdukcapil mau nerbitin ulang untuk keperluan nomor 3 ini sih…biasanya di kantor daerah-daerah, beberapa masih agak sulit karena belum tahu aturannya).
Selain itu, akta kelahiran sebetulnya dapat diterbitkan ulang di kantor disdukcapil tempat akta tersebut diterbitkan. Misal, akta kelahiran saya terbitan Jakarta (numpang lahir doang di jakarta), walhasil saya diminta nerbitin ulang di Jakarta (kantor disduk Serang, domisili saya, yang mengatakan hal tsb). Tapi, usut punya usut, ternyata sekarang sudah ada aturan baru. Yaituuu, akta kelahiran terbitan ke-2 tsb sudah bisa dikeluarkan oleh kantor disduk tempat warga berdomisili (dan ber-KTP kota tersebut).

Cerita saya di sini, saat saya memproses di kantor DISDUKCAPIL Jakarta Barat, petugas mengatakan bahwaaa (karena aturan baru di atas tadi), mereka hanya akan memberi surat pengantar untuk kantor disdukcapil domisili saya (Kabupaten Serang), agar kutipan akta kedua saya dapat diterbitkan di sana saja. Well, ya… agak kaget juga sih… Karena kabarnya seharusnya di kantor Jakbar ini bisa menerbitkan ulang akta dari daerah-daerah lainnya. Karena ini semacam kantor pusat yang menyimpan semua data akta dari seluruh Indonesia, gitu. Lalu faktanya… ? Naah, fakta dan beberapa poin tentang pemrosesan pembaharuan akta di disdukcapil Jakbar (dan Serang) ada di bawah ini, disimak ya 🙂 =

[Pembaharuan Akta Kelahiran-> Dwibahasa]
@ kantor disdukcapil Jakarta Barat, 10 april 2017

1. Warga luar jakarta (bukan kelahiran Jakarta) apakah bisa perbarui/terbit ulang di kantor disduk jakbar?
-Bisa asal domisili di jakarta. Jika kamu belum ber-KTP/KK Jakarta –> Kalau masih ada saudara yg tinggal di daerah asal (daerah tempat akta dikeluarkan), bisa dimintai tolong untuk minta SURAT PENGANTAR dari disduk setempat agar akta baru dibuatkan di kantor Jakarta. Surat pengantarnya nanti dikirim saja ke tempat teman-teman, dan dibawa serta ke kantor disduk. Jika kamu sudah ber-KTP/KK Jakarta –> bisa langsung diterbitkan ulang di kantor disdukcapil Jakbar, gak perlu pake surat pengantar dari daerah.

2. Persyaratan?
-Persyaratan di disduk jakbar hampir sama dengan yg sering disebutkan di blog-blog yang membahas topik sejenis.
*akta lahir asli dan fotokopi
*fotokopi KK
*fotokopi KTP pribadi dan KTP ortu
*fotokopi surat nikah ortu
*fotokopi ijazah (utk ijazah, kata masnya boleh pilih salah satu, boleh semuanya juga. Saya bawanya ijazah terakhir. Utk ijazah yang hilang, boleh bawa surat keterangannya saja. Namun, saya sarankan untuk jaga-jaga bawa juga salah satu ijazah SD/SMP/SMA, yang terdapat keterangan nama orangtua kita).
*jangan lupa bawa materai 6000.

3. Lain-lain :

A. jangan ke jakarta pusat (awalnya saya ke sana dulu karena akta saya terbitan Jakarta Pusat). Di sana sistem pelayanan satu pintu dan yang mau perbarui akta bakal disuruh ke kantor Jakbar.

B. Untuk yg domisili luar jakarta tapi akta kelahiran terbitan jakarta, nanti bakal dikasih surat pengantar untuk kantor disduk di domisili teman-teman agar penerbitan akta baru dilakukan di sana. Karena menurut permen sudah bisa dilakukan oleh semua daerah. Paling ya itu, pakai surat pengantar.
Jadi, berdasarkan penjelasan mas-mas petugasnya, untuk yang dari luar Jakarta, silakan dilihat lebih mudah mana/siapa yang menerbitkan. Apakah di pusat (Jakarta), atau di daerah? Kalau memang lebih mudah di jakarta (misalkan kamu sudah lama berdomisili di Jakarta (karena kerja) dan untuk balik ke daerah asal sulit; nah kantor disduk daerah asal kamu yang harus memberi surat pengantar ke kantor Jakarta sebagai kota domisilimu saat ini, agar akta bisa diperbarui di sana saja. Untuk kasus saya, mungkin supaya sayanya juga gak usah jauh-jauh ambil ke jakarta lagi, jadi kantor Jakarta yang kasih surat pengantar ke kantor daerah. Berikut ini contoh surat pengantar (Berita Acara Penelitian Register) dari disdukcapil Jakbar yang diberikan ke saya untuk kantor disduk Serang.

berita acara penelitian register

Kalau ada daerah yang ngeyel gak bisa ngeluarin akta baru, minta mereka buka permennya, atau telpon kantor disdukcapil Jakarta Barat (yang saya beri lingkaran merah).

C. Proses pengajuan saat di kantor disdukcapil Jakarta Barat:
*ambil antrian (untuk loket 1)
*isi formulir pengajuan pelayanan disdukcapil. Ini formulirnya:
FORMULIR
*masukkan berkas saat giliran maju. Nanti diminta isi form surat pernyataan bermaterai utk permohonan penerbitan baru. Dan bakal diminta nunggu karena petugas akan melakukan pengecekan akta kita. Contoh formnya seperti ini:
SURAT PERMHONONA
*kalau kamu termasuk kategori yang aktanya bisa diterbitkan ulang langsung di kantor Jakarta Barat, setelah menunggu pengecekan, kamu bakal dikasih langsung semacam tanda terima utk diambil saat akta sudah selesai. Jangan lupa rutin telpon untuk tahu udah selesai atau belum.
Nah, kalau yg tidak bisa dterbitkan langsung sama jakbar, sama halnya dengan saya, bakal dikasih surat pengantar tadi utk kantor domisili stempat supaya bisa diterbitkan di sana.

D. Kalau nunggu dipanggilnya kelamaan dan kalian ngerasa harusnya gak selama ini, tanya aja petugas yg melayani kita sebelumnya. Kalau kasusku waktu itu, bapaknya ternyata kelupaan 😅😂. Jadi akhirnya saya dibawa ke kantor pegawainya langsung (kantor UPDAK yang persis sebelah Musholla di lantai 3), suratnya diketikkin langsung saat itu, terus udah deh selesai alhamdulillah =”.

****

Oke, itu tentang Jakarta.

Nah ketika saya mau proses di kantor disdukcapil Kabupaten Serang… petugasnya agak kebingungan. Ternyata kasus kayak saya ini pertama kali terjadi di sana. Dan mereka baru tahu kalau sudah bisa diterbitkan di domisili/kota KTP warga, walaupun aktanya bukan terbitan sana. Well, terjadilah keheningan sejenak karena bapak petugasnya mikir dulu sambil bolak-balik menatap berita acara register (surat pengantar tadi) dan surat pernyataan (permohonan bermaterai) saya. Ada beberapa dumelan bapaknya sih terkait aturan tersebut, tapi gak usah diceritain lah ya, takut salah, karena sayanya juga banyak gak ngerti soal penetapan aturan di pusat dan daerah. Awalnya bapaknya terlihat gak mau melayani, dan sempat bilang “kenapa gak terjemahin aja sih neng?”. Akhirnya saya jawab, “untuk persyaratan izin tinggal di negaranya pak..” (intinya untuk keperluan tsb deh ya hehe, saya mau cari aman dengan diterbitin ulang aja di disduk langsung). Bapaknya diam dulu, tapi kemudian (alhamdulillah) beliau kasih surat form pengajuan yang harus saya isi, plus berkas-berkas yang saya kelupaan bawa (seriously ini murni kecerobohan saya yang gak periksa berkas ulang, ternyata pas di Jakarta, beberapa berkasnya ada yang diambil sama petugas wkwkwk). Formnya gak saya foto, maaafin kelupaan 😦 Tapi ya tinggal isi aja kok. Nanti kalau ada yang bingung, petugasnya bakal kasih tahu kita.

*Form pengajuannya sebenarnya form untuk penerbitan ulang akta kalau ada perubahan… Mungkin karena kasus saya ini yang pertama (katanya mah ya). Jadi di isian “data perubahan”, bapaknya minta saya isi dengan nomor surat berita acara penelitian register alias surat pengantar dari kantor jakbar tadi.

Oya, syarat di Serang sebetulnya hampir sama, hanya saja mereka minta fotokopi ijazahnya yang lengkap, gak bisa hanya ijazah universitas, karena di sana gak ada nama orangtua kita. Plus mereka juga minta kita menunjukkan ijazah dan surat nikah orangtua yang asli (walau faktanya gak disentuh juga sih itu dokumen aslinya haha).
Well, jadi, mungkin saja syarat dokumen tiap kantor disdukcapil beda ya. So, silakan aktif cari tahu dan tanya-tanya kantor setempat apa aja syaratnya.

Setelah saya lengkapi semua berkas, saya balik lagi ke kantor serang. Sayangnya pas saya balik lagi, petugasnya beda dengan petugas awal. Kali ini ibu-ibu, daaan.. beliaunya bingung. Oke deh, then she said, balik lagi aja besok pagi ya ketemu bapaknya (nama disamarkan hehe). Oke deh, sambil menghela napas, saya pulang dan balik lagi besok paginya dengan doa yang lebih kenceng sepanjang perjalanan (kemarin kayaknya sepanjang perjalanan banyak dosa hehehe). Alhamdulillaah, akhirnyaa berhasil diajukan kepada bapak yang sama. Dokumen saya dicek dan diterima, plus dikasih tanda terima untuk diambil kira-kira 3 hari setelahnya. Tepat di hari yang dijanjikan, yaitu 21 april waktu hari kartini (makanya inget tanggalnya wkwk), alhamdulillah kutipan akta ke-2 saya sudah bisa diambil :”) (berasa drama banget deh semua ini wkwk). Yang melayani ternyata ibu-ibu yang sebelumnya minta saya balik lagi supaya ketemu bapak yang pertama kali melayani saya. So, pas saya setor muka depan pintu, ibunya udah mengenali duluan, “ooh si eneng yang ini”, wkwk (maap ya bu kalau saya bikin rempong-_-).

Setelah akta saya dapatkan, sekalian aja saya legalisir kopi-an aktanya biar gak bolak-balik (dan katanya memang akan dibutuhkan nanti saat legalisasi di 3 kementerian (2 kementrian dan 1 kedubes exactly)). Alhamdulillah, suasananya mendadak lebih enak dan nyaman (selain karena waktu itu lagi sepi, cuma saya seorang yang lagi dilayani di ruangan tsb). Sambil legalisir, ibu petugas ngajak ngobrol dan nanya-nanya soal studi dan beasiswa saya. Mungkin buat info ke anaknya yang katanya lahir di tahun yang sama dengan saya 🙂 #cieee #apasihal #abaikan.

Terakhir, sang Ibu petugas memberikan hasil legalisirnya sambil bilang, “Sudah. Semangat sana belajarnya ya..” #ciee #uhuy. Pas saya nanya biaya *untuk memastikan*, ibunya bilang, “woh, ndak.. (ndak ada biaya maksudnya)” *makin sumringah. ehehe. Alhamdulillah beneran gratis berarti ya buu seperti yang tertulis di mapnya :”) #indonesiabagooes.

Oyaaaa, kelupaaan. Untuk kamu yang bertujuan mau ke Belanda juga. Jangan lupa, pas proses pembaharuan ini, pastikan bahwa spesimen tanda tangan kepala disdukcapilnya sudah terdaftar di Kementrian Hukum dan HAM. Jika belum terdaftar, minta spesimen tanda tangan kepala dinas kependudukannya atau surat keabsahan. Karena kalau belum terdaftar, gak akan bisa diproses di kementrian hukum dan HAM (nantinya kementrian akan kasih kita form yang harus dilengkapi untuk memenuhi syarat ini).

Oke, sepertinya cukup dulu cerita dan pengalaman yang bisa saya bagikan. Mohon maaf jika ada yang masih sulit dipahami, dan mohon maaf untuk segala hashtag gak penting yang suka tiba-tiba muncul di tulisan wkwkwk. Terakhir, ini bukan referensi utama, so, saran saya untuk konfirmasi atau memastikan kebenaran, silakan teman-teman telpon disdukcapil setempat sebelum teman-teman datang beneran ke sana. 🙂
Semoga bermanfaat. Sekian dan terimakasih~.
Wassalamu’alaykum Wr. Wb.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s